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システム手帳をGTDっぽく使うための使い方(机上の空論編)

以下の話は、実際にやってみた結果ではなく頭の中で考えただけの机上の空論です。上手くいくかどうかは分かりませんし、抜けや足りないところはたくさんあると思いますが、その辺は後々考えます。

GTDについて

今までGTDもどきとしてPC上でTodoやらなんやらの管理をしてみたり、ノートに各種リストを作ってみたりしてみましたが、以下のような問題点がありました。

PCの場合
・入力に手間が掛かる
・PCがないと使えない状況だと意味がない
・場合によってはネットワークに繋がらないと使えない

メモ帳やらの場合
・よく管理しておかないと散逸する
・どうしても一枚にまとまらず複数枚になると散逸する
・更新処理が転記作業になりがちで面倒

コンセプトと方向性

で、上記問題点を鑑み以下のようなコンセプトで進めようと考えました。
・可能な限り必要なものを一箇所にまとめる
・参照しやすくする

さてこのコンセプトを実現するためにどうしたものかと言うことで考えていたところ、システム手帳というアナログなものに当然のごとく行き着いたのでこの路線で考えていきます。

カードや付箋についても候補に入れたのですが最終的には散逸するという公算が強かったこと、PCやネットワークに依存するとそれが使えない場合に手も足も出なくなるという自体が容易に予見できたことから見送る次第となりました。

必要なもの

簡単に必要になりそうなものは以下の通りです。多分普通にシステム手帳を入手すれば付いてくるはず。

・システム手帳(大きさは使いやすそうなもの)
・リフィル
 ・カレンダー(週単位のもの)
 ・ページ(方眼か罫線の付いたもの)
・リフィル間の栞

前準備

一先ずシステム手帳にリフィルをセットして、以下のような感じで仕切りを付けていきます。それぞれの使い方は後述します。

  1. 予備ページ
  2. カレンダー
  3. ページ
  4. 予備ページ2

それぞれの使い方

予備ページ

特に使い道はありません。余ったページを挟んでおきます。無理やり意義を見出したい場合には、システム手帳のリングが邪魔で左側のページが使いづらい際の高さ調整くらいに思っていると良いかもしれません。

カレンダー

GTDで言うところのカレンダーです。ここは週間のカレンダーにして2週間分が見開きで確認できるようにしておきます。月間カレンダーは書くには小さすぎるのでなかったことにします。

もちろん当週のページに別途栞を挟んでアクセスしやすくするのも忘れずに。

ページ

システム手帳の利点を生かすために、ページは常に片側のみを使用します。そうしないとページを差し替えようとしたときに前後の並びが変わって意味不明な手帳が出来上がってしまいます。

さてページの始めから5ページくらい適当にめくり、目に付いたところに栞を挟みます。

栞を付けた見開きの左側は、「プロジェクト」リストを書くところにします。もちろん裏面は何も書きません。

栞をつけた見開きの右側は、「Todo」リストを書くところにします。もちろん裏面には何も書きません。

ここでの目的は、「プロジェクト」リストと「Todo」リストを常にペアとして一瞥できるようにすることです。

「プロジェクト」リストの前のページは「いつかやる」リストにします。適当に書いてください。もちろん裏面には何も書きません。

「Todo」リストの次のページは「連絡待ち」リストにします。適当に書いてください。もちろん裏面には何も書きません。

あとの残りのページは、いつもどおりメモ帳にするなり、備考をまとめるなり存分に使ってください。GTD的に使うのは、初めにつけた栞の前後数ページだけです。

予備ページ2

普通に使ってください。メモを取るもよし、落書きするもよし。

後ろのほうから書き始めてInbox代わりにすると無駄が無いかもしれません。

運用

各リストは一枚で完結することを前提とします。一枚を超える場合には頑張って一枚にまとめてください。もしくは片付けてください。どうしても一枚に収まらないときは手帳を変えた方が良いかもしれません。きっとその手帳が小さすぎるのです。

基本的には、初めに栞をつけた見開きページがメインになります。Todoが発生するたびに見開き右のページに書いて、用が済んだら消しましょう。Todoがプロジェクトになりそうなときは、見開き左のページに書いておきます。連絡待ちやいつかやるを含めて前後2ページとカレンダーを行き来することで何とかなるように思います。

リストを消化していく過程で書くスペースが無くなった場合は、そのページをシステム手帳から抜き取って必要な項目のみを転記したページに置き換えます。ついでに他になにか書くことは無いか探してみてください。置き換えたページは遠慮なく捨ててください。使い道はありません。

この時にGTDで言うところのレビューが完了します。すると思います。どの程度のTodoが発生してTodoがどの程度のペースで解消していくか知りませんが一枚に書ける内容なんて高が知れているので、適当なペースで自動的にレビューが終わります。

やったほうがいいこと

各ページのどこかに以下の内容は書いたほうが良いと思います。よく分からなくなるので
・ページを差し替えた日付。差し替えたときに書きましょう
・ページの役割。多分使っているうちにごちゃごちゃになるので書いておきましょう