仕事に活かすEvernote - AIP Cloud 3 days 一日目 に参加してきた

Evernote×Nozbe:タスク管理と仕事の資料をクラウド化する方法

日時
: 2010年10月02日(土)

会場
: 内田洋行, 福岡 Customer Briefing Center 九州

講師:佐々木 正悟 氏 (@nokiba)

動画:http
: //www.ustream.tv/recorded/9946055の12分頃から

まとめ
: [2010-10-04-4]

肩書きはライフハック心理学。ライフハック=「生活を便利にする小技」

クラウド時代のワークスタイル

-重くて制限されている資料
-一時的なメモ
-限定された連絡手段

クラウド時代は、これらの制約が無くなる
-Skypeを使いながら本も書ける、Twitter上でセミナーも出来る=ミーティングも必要ない=場所の制約も無くなる
-物理的に軽くなる
-認識の負担が軽くなる*1

クラウドサービスは、どこでも使える*2ことが大事。これが決め手になる。

すべての二次元の情報をEvernoteに。例外は許さない

-Evernoteで検索すれば見つかるように
--Webクリップ
--テキスト
--録音(これは悩み中)
--画像(カメラ+Eye-Fi)
--電子書籍もPDFなら(DRMのものは対象外。自炊は無駄が多い気がする。早く電子化してほしいけど)

タスクもEvernoteにまとめようと思ったが、ノートとタスクが分断してしまうけれど結局Nozbeに。Nozbe自体がEvernoteとの連携する。

タグとノートブック

Evernoteの検索は、ノートブック+タグ+キーワードで探せる*3。整理はタグですべきだが、他のサービスと連携する時だけ気をつければよく増えても問題ない。ノートブックは減らしていきたい。

あらゆるタスクをNozbeに

http://www.nozbh.com/

-GTD的な考え方
--精神的に軽くなる
--記憶の負担が軽くなる

スケジュール自体もhttp://www.toodledo.com/を利用し、クラウドに入れている。これで他の人とスケジュールのシェアも問題ない。また、Nozbe自体もGoogleカレンダーに連携できる。

-タスク全体をNozbeで管理し、今日のスケジュールをtoodledoで管理する。
--toodledoでは、タスクごとに必要な時間、実際にかかった時間を入れている。
--一日の見通しが立つし、繰り返すことで(大体4日ほど繰り返すと一定してくる)同様のタスクにかかる時間も予想できるようになる。
---例)本一冊書くのにどのくらいの時間が必要か?
--また、日々記録することで変化の振れ幅も分かってくる。

-一日を2時間区切りにしてタスクを割り振っている。
--何らかのスケジュールの変更でタスクが変化した場合は、別の時間区切りに移動することで対応する。
--一つのタスクにかかる時間を減らすことは出来ない。

これは、大橋悦夫さんのタスクシュートを参考にしている。http://cyblog.jp/modules/weblogs/195

NozbeとEvernoteを連携する

Nozbeのプロジェクト名とEvernoteのタグ名を一致させることで、NozbeからEvernoteを参照できる。これにより、タスクと資料を関連付けて管理することが可能。

打ち合わせの時に、メールや資料を登録しタスクを作ると、それがすべての環境で参照できる様になり、メモ、ノート、原稿、書斎を一元管理できる。また、これはiPadだけでも完結できる。また、それにより意識をすべて一箇所に集中できるので、不調の時などは淡々と目の前のタスクと資料をこなすだけで仕事が進むように調整できる。

質疑

-メールの内容は、必要なものだけをEvernoteに取り込む
-Evernoteには、「必要か否か」ではなく「気になった」情報を入れている。
-アナログの情報は面倒くさくなかったら入れる*4
-Evernoteのバックアップは一日一回すべてをエクスポートしてDropboxに。これでローカルとクラウドでのバックアップを取ることが出来る。
-ファイルのシェアはDropbox
-クラウドとセキュリティ。すべてクラウドに任せている。ただし、Evernoteには入れているがSyncしていないノートブックもある。
-タグの話。仕事では締切日をタグに含める。プライベートは別
-もし、ネットやサービスが使えなくなったら仕事全体が機能不全に陥るかもしれない。事実toodledoのサービスが落ちた時は何もしなかった気がする。

*1:選んで探さなくても良くなる

*2:様々な媒体上で使えることが重要。iPhone,iPad,Mac,Web,etc

*3:画像は難しいけど

*4:紙の本を自炊するのは面倒くさい