イベント事をする際に気をつけること

ちょっとしたIT系のイベントを開催側から見る機会があったので、その時気がついた事項を覚書程度にまとめてみる。
あまり、そういう機会は無いので良い経験ということで。

また、以下の内容は適宜気がついたことがあったらアップデート予定

はじめに決定すべきこと

・主題
・イベント名、主催者名
・協賛
・規模
・場所
・最終責任者

イベントの基本構成案

  • 開会
  • 基調講演
  • 個別講演
  • パネルディスカッション
  • ライトニングトーク
  • 閉会
  • 懇親会

併設して展示を行うかどうか
・パネルやブースなど

会場について

・プレゼン環境
 ・電源
 ・Wifi
 ・プロジェクタ(個数と接続方式)
 ・スクリーンの大きさと形、枚数
 ・マイク、音響設備

・広さ
 ・収容人数
 ・配置(電源やLANコネクタの位置など)

・その他
 ・ドリンクサーバ(コーヒーなど?)
 ・トイレなどの設備の確認

・会場の時間
 ・営業時間など
 ・会場に前後の予定が入っているのであれば、その入れ替え時間も確認)

・会場で貸出ししてくれる備品などの確認
 ・机、椅子、回線など

運営について

・費用の立替や名義の確認
・登壇者の候補と申し入れ
・金銭が発生するのであれば参加費の決定
・運営内での連絡方法の決定(MLなど)
・外部からの連絡窓口の設定(メールや電話番号、担当者など)
・当日必要な機材の確認
・後援者の募集

登壇者

・参加依頼
・氏名、連絡先、内容等の確定
・当日の登壇時間の確認
・会場のスペックの告知
・特殊な機器や条件など無いか確認

交通費などを計上する場合は要相談

スケジュール

・開催日時の決定
 ・予定日周辺の他のイベントのチェック

・準備期間
 ・全体
 ・運営側
 ・参加側
 ・各種申し込みの締切の設定

・当日タイムスケジュール(運営側、イベントプログラム)の作成

告知系

・告知先の決定
 ・Twitter,Facebook
 ・誰経由でどこに告知をすれば通りやすいか
 ・各機関への広報依頼
 ・IT勉強会カレンダーへの登録依頼

・参加募集方法
 ・複数箇所で募集すると集計が困難
 ・Facebookのイベントページは使いものにならない

・公式ページの準備
 ・ドメイン、必要ならばSSL、ページ作成
 ・ポスター作成

・当日配布資料の作成
 ・プログラム
 ・イベント紹介用
 ・その他告知用の配布資料がないか確認

告知するべき内容

・名称
・主題
・煽り文
・開催日、場所、時間、
・当日のタイムテーブルと内容、登壇者のプロフィール
・運勢側への連絡先、問い合わせ先
・申し込み方法(事前の参加募集があるのならば)
・費用(費用がかかるのならば)
・会場で準備できるもの(Wifi、電源など)
・準備してきて欲しいもの(もしあれば)

当日

・設営の手順の確認と人材アサイン
 ・前日までにやっておくこと
 ・当日作業すること
 ・搬入と搬出の方法と内容と時間(機材置き場、車での搬入、最終時間など)

・受付(金銭の授受は発生するか)
 ・金銭が発生するならば、領収書など
 ・名札など配布が必要ならば
 ・名刺が必要ならば

Macを持ち込んでプロジェクタを希望する登壇者は、無理をしてでも接続テストをさせる

Ustreamなどの中継を行うか
・参加者名簿の作成(一般参加者、登壇者、懇親会など)

・撤収方法の確認
 ・いつ、だれが、どのように参加するか
 ・会場の現状復帰を確認する最終責任者
 ・撤収完了の報告先

当日お仕事など

・設営
・司会

・必要であれば
 ・受付
 ・照明
 ・音響
 ・映像
 ・会場マイク
 ・展示番
 ・Ustreamなどの中継