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仕事で使うノートと考え方を整理する

仕事ではノートだったり手帳だったりスケジュールだったりを色々と管理する必要があります。個人的にはA4のルーズリーフとiPad、PC上のChangeLogを使って管理しています。今回はそれを一旦見なおしてアナログの文房具でカバーするとしたらどうなるか?ということについて考えてみました。

基本的なコンセプトは「ストック情報とフロー情報を分離する」です

仕事で管理する必要がある物

仕事ではもろもろ管理する必要がありますが、今回は個人として管理する必要のある以下の5つの情報についてまとめてみます。スケジュールと作業ログはPC管理、それ以外はA4のルーズリーフに。

普通の綴じノートではなくルーズリーフなのは、Todo、タスク、メモは頻繁に見直しと書き直しを行うため普通の綴じノートでは不便すぎます。例えばTodoに関しては最低でも週一で見直しも兼ねて書き直しますし、メモは使い捨てなので転記が終わればさっさと棄ててしまいます。綴じノートではこういう使い方は難しい。

スケジュール
: もちろん必要。一年分くらいは持っていたほうが良さげ
: 今の自分はGoogleカレンダーで管理して、iPadなんかで確認

Todo
: やらなきゃいけないことの一覧。週一で見なおすなど頻繁に書きなおす
: 今の自分はA4のルーズリーフにまとめてる。いつでも一ページで収まるように適宜見直し

タスク
: Todoよりも大きな単位。GTD的に言うとプロジェクト?。これも適宜見直す
: 今の自分はA4のルーズリーフにまとめてる。いつでも一ページで収まるように適宜見直し

作業ログ
: いつどんな作業をしたか、なにを打ち合わせてなにを決めたかなど。これは蓄積型
: 今の自分は基本的に後述のメモに書いておいて適宜Changelogとして転記している。Changelog自体はiPadでも確認できるように

メモ
: なにかある度に書き散らすメモスペース。打ち合わせの内容なども一旦ここに書き散らしておいて、後で必要な事項を転記する。ちょっとしたメモもここ
: 今の自分はA4のルーズリーフに一件1ページの形式で書き散らす。終わったらさっさとシュレッダー

もしこの環境をアナログで管理するとしたら?

上記のような情報をすべてアナログで管理するとしたら、どういう構成にするのだろうとまとめてみます。ただし、一口にアナログに置き換えるといっても、仕事のスタイルによって大きく変わります。

例えば内勤(デスクワーク)の場合であれば、使う道具の大きさは余り気になりません。むしろある程度大きいほうが使いやすいので、なるべく大きな道具立てになりそうです。逆に外勤(外に出ていく仕事)では、荷物が大きくなると持ち運びに不便が出そう。そうなると大きな方針は内勤なら A4サイズを主体、外勤ならB5サイズを主体と一旦感じ。

内勤なら

A4のルーズリーフバインダーがメインに。これと作業ログ用のノートをセットで持ち歩くスタイルになるのではないかと思います。基本的な情報はルーズリーフに任せて、作業ログは必要に応じて大学ノートに転記して管理するようなイメージで考えます。はじめから作業ログを書こうとするとどれだけノートがあっても足りませんので、面倒でも後で必要事項だけを転記するようにします。

スケジュール
: A4に月カレンダーを印刷し穴を開けてバインダーに
: 結構大きめのカレンダーになるので便利。ネット上にPDFなんかで公開されている

Todo、タスク、メモ
: A4のルーズリーフにまとめてしまう。
: 適宜見直しを行い、不要になったページは棄てて、ルーズリーフを補充

作業ログ
: B5サイズの大学ノート100ページくらいのたっぷり書けるもの(コクヨのキャンパスとか)
: これは蓄積型情報なのでルーズリーフには向かないので分けておく。

外勤なら

バイブルのシステム手帳がメインに。別にシステム手帳でなくてもA5やB5のルーズリーフでもいいような気がします。ここでの観点は調達のしやすさです。こちらでも内勤の時と同じように、基本的にはシステム手帳と作業ログ用のノートをセットで持ち歩くことを考えます。

スケジュール
: バイブルサイズのシステム手帳。
: カレンダーはマンスリーでは狭すぎるので、ウィークリーかデイリー辺りでも良いかもしれません

Todo、タスク、メモ
: バイブルサイズのシステム手帳。
: 適宜見直しを行い、不要になったページは棄てて、リフィルを補充

作業ログ
: 内勤と同様にB5サイズの大学ノート100ページくらいが良さげ
: 使い方も同じです

なんとなく考えたことなど

書き捨てるものを閉じノートに書くとノートの管理が大変になります。なので、差し替えのできるルーズリーフやシステム手帳に。逆に書き捨てずに貯めておくことに意味がある作業ログなどはルーズリーフよりも綴じノート向き

最低限スケジュール、Todo、タスク、メモは持ち歩けるようにします。要するに、作業ログ以外はいつでもセットで持ち歩けるように。必要があれば後で転記すれば良いのです。

作業ログはある程度まとまって管理できるように。作業ログが複数箇所に散らばってしまうと意味がありません。最低限このノートを見ればひと通りの作業を後から確認できるようにする必要があります。これすごく大事。

打ち合わせなどの議事は一旦メモに書いておき、後から作業ログに転記するほうがよさそうです。議事を直接作業ログにまとめていると紆余曲折、まとまりも流れもなく無駄に書く量だけ増えて意味がありません。一旦メモに書きなぐっておき、必要な項目のみ整理して転記すると見直しがしやすいかと思います

打ち合わせの議事録がある場合でも簡単な覚え書きを作業ログに書いておくと情報が散乱せずまとまって使いやすくなります。

作業ログには必ず日付を入れておきます。「いつ」は重要、5W1H重要。また作業ログ用のノートを使い終わったら、いつからいつまでの作業ログなのかを書いておき、一箇所にしまっておくと良いかもしれません。見出しやら目次やらは別途考える必要があるかもしれませんがここでは考えません。

ノートの話題とは異なりますが、ペンは3色くらいあったほうがよさそうです。一色は「地の文」。一色は「気になったこと」「相手の話」。一色は「決定事項」「強調」。自分の場合、それぞれブルーブラック、グリーン、レッドの3色を使っています。黒の代わりにブルーブラックなのは、白黒の資料に書き込んだ時でも自分が書いた文字が色でひと目で分かるのが便利だから。

ペンの色のうち、「気になったこと」「相手の話」の部分だけは一色にいろんな意味があってわかりづらいです。なので実際にノートを取るときは左寄せで「相手の話」を書き、話の途中で「気になったこと」はページの右側に寄せて書いておきます。相手の話が一段落した時に「気になったこと」を質問するなどして話を進めていきます。